Nieodłącznym elementem przygotowywania strategii firm jest analiza SWOT. Wielu przedsiębiorców wie, że należy ją zrobić – ale czy wiedzą jak? Tu zaczyna się duży obszar dowolności interpretacji wypracowanej w latach 60tych, poprzedniego stulecia metodologii. A to jak ona będzie wykonana będzie miało istotny wpływ na Twój biznes. Zatem choć już pewnie ze sto razy czytałeś teksty na temat analizy SWOT, zatrzymaj się i sprawdź ten, w którym podkreślam jak do rzeczonej analizy podejść i jak ją przygotować, aby była faktycznie fundamentem twojej strategii i dalszych decyzji.

Każdy wie, że Analiza SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats – Mocne strony, Słabe strony, Szanse, Zagrożenia) to fundamentalne narzędzie, które wspiera firmy w strategicznym planowaniu i podejmowaniu decyzji. Stanowi ona bazę dla formułowania efektywnych strategii, pozwalając organizacjom na identyfikację kluczowych czynników, które mogą wpływać na osiągnięcie ich celów. Skuteczne wykorzystanie analizy SWOT wymaga jednak przemyślanego podejścia i świadomości jej potencjalnych ograniczeń.

Mocne strony i słabe strony – analiza wewnętrzna

Mocne strony i słabe strony są wewnętrznymi elementami analizy SWOT, które odnoszą się do bieżącej sytuacji przedsiębiorstwa. Mocne strony to unikalne atuty i zasoby, które firma może wykorzystać do osiągnięcia przewagi konkurencyjnej. Słabe strony to ograniczenia i wyzwania wewnętrzne, które mogą przeszkodzić w realizacji celów. 

Kluczowym aspektem jest tutaj zrozumienie, jakie wartości dostarczane klientowi i które z wykonywanych głównych działań są kluczowe dla sukcesu w branży, w której działasz. Te zdolności należy znaleźć, stworzyć z nich listę i ocenić w odniesieniu do czterech wymiarów: atrakcyjności dla klienta, rzadkości, trudności w imitacji przez drugiego gracza rynkowego. To zrozumienie pozwala firmom na identyfikację swoich wewnętrznych mocnych i słabych stron przygotowanych w odniesieniu do klienta i rynku, na którym działają a nie w oderwaniu od nich. Takie podejście umożliwia ocenienie, które z tych zdolności są kluczowe, i na które należy skierować zasoby, tak aby mogły przynieść największe korzyści.

W praktyce w oparciu o dane, a nie tylko wasze przypuszczenia postaw swojej organizacji kilka pytań, a następnie oceń na dwóch wymiarach w skali od 1 do 10, każdą z tych odpowiedzi.

Pytania, które warto postawić przy analizie słabych i mocnych stron

• Jaki jest nasz najsilniejszy atut?
• Co napędza nasze zaangażowanie, adopcję i utrzymanie?
• Co sprawia, że klienci wybierają nas?
• Co sprawia, że klienci wybierają naszych konkurentów (w analizie określ listę konkurentów, do których się porównujesz)? 
• Jakie są nasze najsilniejsze i unikatowe wartości twojej firmy?
• Jakie umiejętności wnosi nasz zespół, jakimi zasobami dysponujesz?
• Jakimi zasobami dysponuje zespół konkurentów?
• Dlaczego twoi klienci przestają od ciebie kupować i przechodzą do konkurencji?
• Jakie są typowe skargi, które otrzymujesz od swoich klientów?
• Jakie są największe przeszkody lub wyzwania w twoim obecnym lejku sprzedaży?
• Czy twój personel jest w pełni wyszkolony, wykwalifikowany i kompetentny?

Wymiary oceny mocnych i słabych stron

1. Jak ważny dla sukcesu w mojej branży jest to obszar? Gdzie 1 oznacza nie ma znaczenia, 10 kluczowy, stanowiący przewagę konkurencyjną.
2. Jak dobrzy jesteśmy w danym obszarze? Gdzie 1 oznacza, że bardzo słabi, nie mamy tej zdolności, 10 doskonali, ponad konkurencję.

W mocnych stronach zostaw tylko te punkty które w pierwszym wymiarze dostały ocenę pow. 5, w drugim również pow. 5 – to są twoje mocne strony. Je wyróżniaj w komunikacji, określ jako unikalne wartości, przedstawiaj klientowi w argumentacji zakupu.

Słabe strony natomiast to te, które również w pierwszym wymiarze dostały ocenę pow. 5, ale w drugim wymiarze poniżej 5. To twojej organizacji słabości, które dla sukcesu rynkowego należy wzmocnić – postaw dla nich konkretne działania usprawniające.

Jeżeli w pierwszym wymiarze jakiś zasób dostał mniej niż 5 to zwróć uwagę czy nie marnujesz zasobów swojej organizacji na rozwijanie tych umiejętności. Może warto przesunąć te zasoby w te obszary, które na skali oceny pierwszego wymiaru dostały ocenę pow. 5 punktów. To one są ważne dla rynku i klienta, do którego kierujesz ofertę. Na nich się skoncentruj.

Szanse i zagrożenia – analiza zewnętrzna

Analiza zewnętrzna w kontekście SWOT skupia się na identyfikacji szans i zagrożeń pochodzących z otoczenia firmy. Szanse to zewnętrzne warunki, które mogą być wykorzystane do wzrostu i osiągnięcia celów, natomiast zagrożenia to zewnętrzne wyzwania, które mogą przeszkodzić firmie w osiągnięciu jej ambicji. Ważne jest, aby organizacje prowadziły ciągłe monitorowanie otoczenia rynkowego, w tym konkurencji, trendów rynkowych, zmian legislacyjnych oraz innych czynników makroekonomicznych i technologicznych, które mogą wpływać na ich działalność​​. Wówczas jesteś w stanie jakościowo podejść do oceny szans i zagrożeń dla swojej firmy. 

Nie musisz korzystać z nich wszystkich możliwości, ale zobaczenie przedstawionych opcji może pomóc w nadaniu priorytetu dużym inicjatywom.

Oto kilka przykładowych pytań, które zadajcie sobie w zespole, aby ocenić możliwości:

• Jak zmienia się wielkość adresowalnego rynku?
• Czy preferencje użytkowników ewoluują?
• Jakie trendy makroekonomiczny mogą mieć wpływ na naszą branżę?
• Jak nasze oferty i ceny wypadają w porównaniu z konkurencją?
• Jak możemy wykorzystać nasze mocne strony do odkrywania nowych rynków?

Po ich wymienieniu zastanów się, które z możliwości są adekwatne dla celów strategicznych Twojej firmy. Które z nich dotyczą obecnego rynku, na którym działacie, które sąsiadującego – czyli tego, na który możecie wejść bez większych trudności, gdyż posiadacie niezbędne do tego zasoby. A które to całkiem nowe obszary, dające potencjał rozwoju, ale jest to już kwestia określenia decyzji na poziomie weryfikacji strategii czy sięgać po te rynki.

Zagrożenia natomiast to sposoby, w jakie konkurencja może wkroczyć na twój udział w rynku. Może to dotyczyć łatwości wejścia nowych konkurentów, postępu konkurencji istniejącej czy obecnego trendu w branży, przez co wiadomo, że dany obszar będzie stanowił zainteresowanie konkurencji.

Przykładowe pytania do oceny zagrożeń obejmują:

• Kim są nasi bezpośredni konkurenci? Jak ewoluują?
• Jakie firmy są pośrednimi konkurentami? Jak mogli stać się bezpośredni?
• Jakie jest nasze bezpieczeństwo danych?
• Czy istnieją warunki rynkowe, geopolityczne lub klęski żywiołowe, które mogą mieć wpływ na operacje?
• Czy są problemy z łańcuchem dostaw i co może je wywołać – jak czuli jesteśmy na to?
• Regulacje – jak jesteśmy czuli i czy czasem coś nie pojawi się w bliskiej perspektywie co może mieć wpływ istotny na naszą firmę.

Również uzyskane wyniki przy szansach i zagrożeniach oceń za pomocą podanych w artykule wymiarów. Tak, aby na podstawie danych podjąć decyzję, które z tych obszarów faktycznie są dla Was warte zwrócenia uwagi lub wręcz konieczne.

Jak skutecznie wykorzystać analizę SWOT?

Aby analiza SWOT była skuteczna, kluczowe jest, aby była ściśle powiązana z misją, wizją i celami strategicznymi firmy (spójrz na nasz poprzedni artykuł w tym temacie). Pozwala to na lepsze skoncentrowanie się na tych aspektach analizy, które są najbardziej relewantne dla przyszłego sukcesu firmy.

Analiza SWOT powinna być integralną częścią procesu planowania strategicznego, pomagając w identyfikacji strategicznych priorytetów i kierunków działań. Wykorzystanie analizy SWOT jako narzędzia wspierającego podejmowanie decyzji strategicznych umożliwia firmom lepsze dostosowanie się do zmieniającego się otoczenia i wykorzystanie pojawiających się szans, a także minimalizację zagrożeń.

Świat biznesu jest zmienny, dlatego też analiza SWOT nie może być procesem jednorazowym. Regularne przeglądy i aktualizacje analizy są konieczne, aby dostosować strategie do ewoluujących warunków rynkowych, nowych trendów i zmieniających się oczekiwań klientów.

Ważne jest, aby w analizie SWOT zachować równowagę między pozytywnymi a negatywnymi aspektami działalności oraz między wewnętrzną a zewnętrzną perspektywą. Pozwala to na bardziej kompleksowe i zrównoważone podejście do planowania strategicznego.

Włączenie różnorodnych perspektyw i doświadczeń poprzez zaangażowanie zespołu w proces analizy SWOT może wzbogacić jakość analizy i pomóc w identyfikacji nieoczywistych szans i zagrożeń. Praca zespołowa i współpraca międzydziałowa są kluczowe dla uzyskania pełniejszego obrazu sytuacji strategicznej firmy.

Analiza SWOT a operacyjna działalność Twojej firmy

Oprócz planowania strategicznego, wyniki analizy SWOT można wykorzystać do decyzji na poziomie operacyjnym i taktycznym, zapewniając, że codzienne działania są zgodne z długoterminową wizją i strategicznymi celami organizacji.

• Marketing może użyć obszar szans i mocnych stron w formułowaniu kontentu na temat produktów.
• Zespół produktowy może użyć obszar połączonych słabości i zagrożeń do ustalenia priorytetów w projektach.
• Zespół zarządcy i finanse mogą spojrzeć na mocne strony i zagrożenia, aby sprawdzić odporność firmy na czynniki zewnętrzne i podjąć działania zabezpieczające przed nimi.
• Operacje natomiast mogą przeanalizować słabe strony i możliwości, które mogą zyskać, aby usprawnić workflow i procesy biznesowe zgodnie z kierunkiem największych korzyści dla firmy.

Analiza SWOT – praktyka vs. teoria

Analiza SWOT jest cennym narzędziem w arsenale każdej organizacji, jednak jej wartość zależy od doskonałości jej przygotowania, aktualności i sposobu, w jaki jest wykorzystywana w procesie planowania strategicznego. Kluczem do sukcesu jest jej regularna aktualizacja i integracja z innymi narzędziami i procesami zarządzania strategicznego, co pozwala firmom nie tylko reagować na zmiany, ale także antycypować przyszłe wyzwania i wykorzystywać pojawiające się okazje. W połączeniu z elastycznym podejściem do planowania i otwartością na ciągłe uczenie się, analiza SWOT staje się podstawą do skutecznego kształtowania przyszłości firmy w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.