Zauważyłam, że lubię bardzo te pierwsze spotkania z przedsiębiorcami. Dają mi one mnóstwo inspiracji i wzajemnego odkrywania. Podczas nich niewiele wiemy o sobie nawzajem i z dużym zaciekawieniem poznaję co u Was, jakie macie potrzeby. To w tych momentach najpełniej dostrzegam wyzwania, z którymi się zmagacie, prowadząc firmę. Wasze opowieści i doświadczenia są dla mnie bezcennym źródłem wiedzy, pozwalającym dostrzec powtarzające się wzorce i przede wszystkim – momenty frustracji, kiedy chaos w biznesie i nadmiar zadań Was przytłaczają. 

To właśnie te spotkania uświadomiły mi, jak wielu z nas pragnie zmiany, dążąc do efektywności firmy nie po to, by tylko więcej pracować, ale by pracować mądrzej i ponownie czuć ekscytację z rozwijania swoich marek i osiągnąć sukces w biznesie.

Z obserwacji widzę, że większość przedsiębiorców ma taki moment (dłuższy lub krótszy), kiedy popada we frustrację poprzez zasypanie zadaniami. Są na szczęście tacy, którzy coś chcą z tym zrobić poprawiając swoją zwinność, gdyż widzą, że ilość działań nie idzie w parze z efektem, a frustracja to droga do wypalenia, a nie sukcesu.

I w takiej sytuacji UWAGA, zanim sięgnięcie po tysiące narzędzi na poprawienie produktywności i lepszego zarządzania sobą w CZASIE, w pierwszej kolejności zachęcam do chwili refleksji na poziomie strategicznym, a nie operacyjnym. Doświadczyłam, że skupianie się na operacji w kółko i w kółko tylko prowadzi do zabijającej pasję i w efekcie firmę pętli. Sztuką jest się zatrzymać i wyjść na poziom strategiczny, spojrzeć ponownie z lotu ptaka. Wiem, że jest to czasem bardzo trudne. Stąd tu znajdziesz kilka wskazówek jak to zrobić, mam nadzieje, że choć jedna lub dwie będą przydatne.

Refleksja zamiast reakcji w biznesie

Pierwszym krokiem ku zmianie, którą proponuję, jest strategiczna refleksja nad podstawami Twojego biznesu. Zanim rzucisz się w wir poszukiwań narzędzi do zarządzania czasem, zatrzymaj się. Zastanów się, jakie są fundamenty Twojej działalności – dlaczego założyłeś firmę, jaką wartość niesiesz swoim klientom, co jest Twoją misją. Ta chwila refleksji pomoże wyznaczyć kluczowe priorytety, które naprawdę robią różnicę. Priorytetami tymi będą jedna, maksymalnie trzy rzeczy, których realizacja sprawi, że zrealizujesz swój cel działalności. Priorytety te rzecz jasna są długookresowe, a te mniejsze zadania, które zapełniają nasze dni mają pomóc przybliżyć się do głównego celu. Zatem jeżeli pojawią się zadania, które nie mają wpływu na priorytet strategiczny i nie są to zadania z kategorii koniecznych, administracyjno-formalnych działań, po prostu wywal je z listy. Sztuką codziennego zarządzania jest to abyś nauczył się mówić nie na większość rzeczy, która wydaje się ciekawa do realizacji.

Skupienie na tym, co ważne

Wiedząc już, co jest dla Ciebie najważniejsze, zorganizuj swoje zadania w taki sposób, aby te priorytetowe zawsze były na pierwszym miejscu. Nie pozwól, aby rutynowe obowiązki zabierały Ci czas i energię, które możesz przeznaczyć na rozwijanie swojej firmy. W tym miejscu powiesz hola, hola! Przecież są zadania, które po prostu chcesz, czy nie musisz zrobić. W takiej sytuacji ustal osobne dni, np. każdy czwartek na zajmowanie się sprawami administracyjnymi, aby w pozostałym czasie móc skupić się na swoich głównych celach.

Efektywne zarządzanie zadaniami, opanuj chaos

Masz jasność co do celów strategicznych? Załóżmy, że tak to dopiero teraz jest dobry moment na sięgnięcie po narzędzia do lepszego organizowania zadań. Jest ich naprawdę dużo. Na potrzeby tego artykułu i uproszczenia naszych wyzwań w biznesach polecam Ci prostą do zastosowania Matrycę Eisenhowera. Jest to niezwykle skuteczne ćwiczenie, które pozwoli Ci rozróżnić zadania ważne od pilnych i odpowiednio nimi zarządzać. Regularne stosowanie tej metody na początku każdego tygodnia lub dnia pomoże Ci skupić się na tym, co naprawdę istotne dla Twojej firmy.

Ćwiczenie: Matryca Eisenhowera

1. Narysuj kwadrat i podziel go na cztery mniejsze kwadraty.
2. Oznacz kwadraty jako:
   • Górny lewy: Pilne i ważne (zadania do natychmiastowego wykonania).
   • Górny prawy: Ważne, ale niepilne (zadania do zaplanowania).
   • Dolny lewy: Pilne, ale nieważne (zadania do delegowania).
   • Dolny prawy: Ani pilne, ani ważne (zadania do odrzucenia).
3. Przyporządkuj swoje zadania do odpowiednich kwadratów. Lecz pamiętaj jako kryterium selekcji dobieraj to co priorytetowe nie według Twojej subiektywnej opinii. Priorytetowe jest to, co odnosi się do celów strategicznych i przybliża cię do ich realizacji.

Zapamiętaj

Pamiętaj, sukces w biznesie to nie tylko ciężka praca, ale przede wszystkim praca mądra. Zarządzanie czasem i produktywność wymagają praktyki, ale każdy krok w tym kierunku to ruch w stronę bardziej satysfakcjonującego prowadzenia biznesu. Zainspirowana spotkaniami z Wami i też swoimi wyzwaniami w moim biznesie, zachęcam Cię do refleksji nad filarami strategicznymi a dopiero po tym do priorytetyzacji i efektywnego zarządzania zadaniami.