Rozwój firmy od solobiznesu do większego projektu to jedna z najbardziej ekscytujących, ale też najbardziej stresujących rzeczy, jakie możesz przeżyć jako przedsiębiorca. Każdy dzień przynosi nowe szanse, ale i nowe wyzwania. Im szybciej rośnie Twoja firma, tym łatwiej wpaść w pułapkę „wszystko jest ważne”. Jeśli zastanawiasz się, jak ustalać priorytety, by nie tonąć w zadaniach, projektach i pomysłach, tylko płynąć świadomie do przodu, przygotowałam dla Ciebie prostą, ale potężną metodę, która pomoże Ci utrzymać kontrolę.

Przejmij pełną odpowiedzialność za priorytety

W małej firmie jesteś kapitanem i załogą w jednej osobie. Ale kiedy rośniesz, musisz świadomie zmienić sposób myślenia.

Zarządzanie priorytetami to Twoje CEO-skills, nie „dodatek do pracy”.

Nie licz na to, że zespół, rynek czy klienci wskażą Ci drogę. Oni sami często nie wiedzą, czego chcą albo czego potrzebują najbardziej. Jeśli Ty nie będziesz wyznaczał kierunku, inni zrobią to za Ciebie – i stracisz kontrolę nad firmą.

Wniosek: Ustalanie priorytetów to jedno z Twoich głównych zadań jako lidera. Bez tego – nie zbudujesz trwałego biznesu.

Zastosuj Podwójny Filtr: Wkład i Pasja

W świecie, w którym zawsze jest „więcej do zrobienia”, potrzebujesz skutecznego filtra. Proponuję dwa kryteria:

Wkład (Value of contribution)

Zadaj sobie pytanie:
„Co przynosi mojej firmie największą wartość?”

Twoje działania powinny:

• rozwijać firmę strategicznie (np. pozyskiwanie kluczowych klientów, wprowadzanie nowych produktów),
• wzmacniać Twoją przewagę konkurencyjną (np. budowanie marki osobistej jako eksperta).

Protip: Jeśli coś nie przynosi realnego wkładu, to tylko zajmuje Ci czas.

Pasja (Passion)

Drugie pytanie:
„Co mnie naprawdę napędza?”

Prawda jest brutalna: jeśli robisz rzeczy, których nienawidzisz, wypalisz się szybciej niż się rozwiniesz. Energia, motywacja i kreatywność są Twoimi paliwami – nie możesz ich ignorować.

Jeśli coś Cię inspiruje, robisz to szybciej, lepiej i chętniej.

Technika 4 kwadrantów – Twój system na chaos

Wyobraź sobie prostą matrycę, w której każdy projekt i zadanie trafia do jednego z 4 miejsc:

Przejdźmy przez nie konkretnie:

Kwadrant I: Priorytetyzuj „Prioritize„ (Wysoki Wkład + Wysoka Pasja)

To Twoje złoto.

Przykłady:

• Tworzenie strategii wejścia na nowy rynek, który Cię ekscytuje.
• Spotkania z kluczowymi inwestorami, budowanie strategicznych partnerstw.
• Wdrażanie nowego produktu, który widzisz, że zyska uznanie klientów i będą go kupować.

Co robić:

• Blokuj na to najlepsze godziny dnia lub wydziel na nie dzień w tygodniu.
• Chroń ten czas jak najcenniejsze spotkania.
• Mierz efekty i świętuj postępy.

Kwadrant II: Toleruj „Tolerate” (Wysoki Wkład + Niska Pasja)

Nie wszystko, co ważne, musi Cię ekscytować.

Przykłady:

• Audyty prawne i finansowe przed wejściem inwestora.
• Optymalizacja procesów sprzedaży, tworzenie dokumentacji.
• Przygotowywanie dokumentacji dla księgowości.

Co robić:

• Automatyzuj: Jeśli coś możesz ułożyć raz i potem zapomnieć – zrób to.
• Deleguj: Oddawaj te zadania osobom, które są w tym lepsze lub lubią to robić.
• Ustal minimalny niezbędny poziom zaangażowania: Nie komplikuj.
• Jeżeli musisz z racji braku możliwości rozwoju zespołu zrobić to sam – ułóż sobie prace w małych blokach czasowych np. 30 min pracy, 15 min regeneracyjnej przerwy na coś co lubisz.

Kwadrant III: Podnoś „Elevate” (Niska Wkład + Wysoka Pasja)

Tu łatwo stracić czas na „fajne rzeczy”, które niewiele zmieniają.

Przykłady:

• Codzienne zabawy przy wyglądzie strony internetowej.
• Pisanie postów na social mediach, które nie mają wpływu na sprzedaż.
• Tworzenie samodzielne grafik czy montowanie filmików.

Co robić:

• Jeśli widzisz potencjał, żeby takie działania przyniosły wartość – przekuj je w większe projekty.
• Jeśli nie – odpuść i wróć do rzeczy, które naprawdę popychają biznes do przodu.

Kwadrant IV: Deleguj lub Eliminuj „Delegate” (Niski Wkład + Niska Pasja)

To kategoria „odcinać bez litości”.

Przykłady:

• Uczestniczenie w spotkaniach, na których nie musisz być. Uważaj na przysłowiowe telefony „spotkajmy się na kawę” od przypadkowych firm, które chcą Ci coś sprzedać. Pytanie: Jaka jest korzyść dla Ciebie z takiej relacji w kontekście Twoich priorytetów? 
• Ręczne odpowiadanie na setki e-maili.
• Organizowanie biura, rezerwacje hoteli itp.
• Tworzenie zestawień.

Co robić:

• Deleguj: zatrudnij asystenta, administratora, office managera.
• Automatyzuj: wykorzystaj sztuczną inteligencję do tworzenia propozycji odpowiedzi.
• Mów „nie”: Twoje „tak” dla mało ważnych rzeczy to „nie” dla kluczowych celów.

Konkretny plan na tydzień

Jak wdrożyć technikę 4 kwadrantów w praktyce?

1. Zrób listę wszystkich projektów i zadań, które masz.
2. Podziel je według dwóch pytań:
   • Czy to przynosi realny wkład w rozwój firmy?
   • Czy to mnie napędza?
3. Wpisz zadania do odpowiednich kwadrantów.
4. Zaplanuj tydzień według priorytetów:
   • 70% czasu: Kwadrant I (Priorytetyzuj)
   • 20% czasu: Kwadrant II (Toleruj)
   • 10% czasu: Kwadrant III i IV (Podnoś lub Eliminuj)
5. Raz w miesiącu – aktualizuj swoją matrycę.

Na koniec: Dlaczego to tak ważne?

Jeśli nie zarządzasz swoim czasem i energią świadomie, to Twój biznes zacznie zarządzać Tobą. Rozproszenie to największy wróg przedsiębiorcy w fazie wzrostu. Najlepsi przedsiębiorcy nie robią więcej. Robią właściwe rzeczy.

„Priorytetyzowanie to akt odwagi. To umiejętność powiedzenia: będę najlepszy w kilku rzeczach zamiast przeciętny we wszystkim.”

______________________

Jeśli myślisz, że mentoring może pomóc Ci poukładać biznes, uniknąć błędów i przyspieszyć rozwój, chętnie porozmawiam! Napisz do mnie – wspólnie znajdziemy najlepszą formę efektywnego wsparcia. https://centre.consulting/kontakt/

POWIĄZANE SPECJALIZACJE: mentoring biznesowy